W przygotowaniu i prowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego bezwzględnie wymagane jest przestrzeganie zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców ( art. 7, ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych), bez względu na to, czy są do dostawy, usługi czy roboty budowlane. Dlatego też wymogi zawarte w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ) powinny być sformułowane w sposób umożliwiający wzięcie udziału w postępowaniu jak największej grupie uprawnionych wykonawców. Niedopuszczalnym jest wskazywanie przez zamawiającego znaków towarowych, patentów lub źródeł pochodzenia przy opisie przedmiotu zamówienia (art.29, ust.3 Pzp), a także narzucanie wykonawcom programu kosztorysowego do sporządzenia kosztorysu ofertowego, o czym wyraźnie stanowią orzeczenia działu prawnego Urzędu Zamówień Publicznych.

Takie postępowanie:

• po pierwsze, dyskryminuje i w konsekwencji eliminuje z rynku inne jednostki autorskie programów do kosztorysowania, prowadząc do ustanowienia monopolisty na omawianym odcinku,
• po drugie, zmusza wykonawców budowlanych do ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z koniecznością zakupu narzucanego w SIWZ, licencjonowanego oprogramowania, którego z wyboru nie stosują na co dzień w swej działalności.

Powszechną praktyką jest wymaganie od wykonawcy, nie tylko kosztorysu ofertowego w formie pisemnej (drukowanej), lecz również w wersji elektronicznej, w formacie umożliwiającym zaaplikowanie danych do programu kosztorysowego zamawiającego , np. ATH.

To ostatnie, wobec niedoskonałości instrumentów umożliwiających wymianę danych pomiędzy stosowanymi systemami kosztorysowania, rodzi szereg wątpliwości:

1. czy zasadnym jest żądanie od wykonawcy kosztorysu ofertowego zapisanego w dwóch odmiennych formach zapisu?
2. czy brak formy elektronicznej kosztorysu może być powodem odrzucenia oferty?
3. czy nieścisłość pomiędzy dwoma formami zapisu kosztorysu, wynikająca z przekłamań przy wymianie danych drogą elektroniczną, może być argumentem dla odrzucenia oferty?
4. jaką rolę może spełniać kosztorys, przekazany zamawiającemu dodatkowo w formie elektronicznej?

Spróbujmy odpowiedzieć na przytoczone wyżej pytania.

Ad 1.

Artykuł 9, ust.1 ustawy Pzp stanowi o tym, że postępowanie o udzielenie zamówienia, z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.

Równocześnie, w myśl art.82, ust.2 ustawy Pzp, Ofertę składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej albo, za zgodą zamawiającego, w postaci elektronicznej, opatrzoną bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Wynika stąd jednoznacznie, że:

• podstawową formą złożenia oferty jest forma pisemna,
• jednakże zamawiający może wyrazić zgodę na przedstawienie oferty w postaci elektronicznej, przy zachowaniu warunku wynikającego z powołanego wyżej przepisu.

W budownictwie, kosztorys stanowi integralną część oferty, określającą warunki realizacji zamówienia przez wykonawcę, a więc zakres, sposób i koszty (cenę) jego wykonania. Zatem wszystkie przywołane wyżej postanowienia odnoszą się również do tego dokumentu.

Jest więc oczywistym, że żądanie dwóch form zapisu tego samego kosztorysu i traktowanie ich na jednakowych warunkach jest bezzasadne, a nadto sprzeczne z art. 82 ustawy Pzp.

Ad 2.

Zgodnie z wcześniejszym wywodem, elektroniczną formę zapisu, przy istnieniu postaci pisemnej należy traktować wyłącznie, jako wspomagającą, a informacje w niej zawarte nie mogą wpływać na wybór wykonawcy.

Tym samym, oferta wykonawcy, do której załączony był tylko kosztorys w formie pisemnej, nie może być przez zamawiającego odrzucona. W skrajnym bowiem przypadku, wykonawca może nie dysponować żadnym programem informatycznym, co absolutnie nie umniejsza jego kwalifikacji, umiejętności zawodowych i potencjału wykonawczego.

Łączy się z tym wymóg przestrzegania zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców w postępowaniu o zamówienie publiczne, wynikający jasno z art.27 Pzp, który stanowi, że wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji nie może ograniczać konkurencji; zawsze dopuszczalna jest forma pisemna, z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie.

Ad 3.

Poruszony tu problem w istocie nie powinien w ogóle zaistnieć, o czym przesądzają już uprzednie rozważania.

Po pierwsze, w postępowaniu ofertowym nie ma miejsca dla wystąpienia oferty dwupostaciowej, a więc również dla kosztorysu w formie elektronicznej, towarzyszącego ofercie w postaci pisemnej lub na odwrót.

Po drugie, jeżeli zamawiający wyraził zgodę na przestawienie oferty w formie elektronicznej, to musi ona podlegać rygorom, wynikającym z powołanego już przepisu, co do opatrzenia jej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Podpis elektroniczny jest ściśle powiązany z danymi, do których został dołączony, co stanowi gwarancję, że nie zostały one zmienione przez osoby nieupoważnione, przy czym jakakolwiek zmiana tych danych jest rozpoznawalna.

Odpowiada to zasadniczej funkcji oferty ( dokument w obrocie gospodarczym), jaką jest czytelne przedstawienie zawartych w nim informacji i zachowanie ich w taki sposób, by w przyszłości mogły być ujawnione i odtworzone w stanie niezmienionym.

Nie można zatem nadać jakiejkolwiek rangi formalno-prawnej kosztorysowi w formie elektronicznej, dołączonemu na życzenie inwestora do oficjalnie złożonej oferty. Tego rodzaju załącznik będący najczęściej kosztorysem szczegółowym, od strony informatycznej powiązany jest z konkretnym programem kosztorysowym wykorzystanym do jego wytworzenia. Odtwarzany z pomocą innego oprogramowania, skażony może być różnymi błędami. I nie chodzi tu jedynie o usterki stosowanego formatu wymiany danych między programami.

Nawet wykorzystanie identycznego programu w różnych wersjach nie zapewnia pełnej zgodności kosztorysu wczytanego przez jego odbiorcę do posiadanego sprzętu, z danymi w kosztorysie źródłowym.

Oczywiście nie dotyczy to kosztorysu zapisanego w formacie .pdf, a także kosztorysu uproszczonego, przekazywanego w Formacie Wymiany Danych (FWD). W tym miejscu należy dodać, że FWD został opracowany w ramach prac prowadzonych przez Komitet Ekonomiki Budownictwa PZITB.

Powyższe uwagi przytoczono jedynie dla merytorycznego uzasadnienia i rozwinięcia konkluzji zawartej w punkcie 2, a także dla wyeliminowania rozważań nad ścisłością, bądź nieścisłością danych w kosztorysach przekazywanych nieformalnie zamawiającemu w drodze transmisji, bądź na na komputerowych nośnikach danych.

Ad 4.

Odpowiedź na pytanie postawione w punkcie 4 wynika pośrednio z wcześniejszych stwierdzeń.

Oczekiwany przez zamawiającego kosztorys ofertowy w formie elektronicznej, w przypadku wynagrodzenia ryczałtowego nie ma praktycznie żadnego zastosowania. Przy takim wynagrodzeniu cena za wykonanie robót budowlanych jest ustalona, nie prowadzi się żadnych rozliczeń pomiędzy stronami, a etapy płatności ustala się zgodnie z harmonogramem robót opracowanym na wyższym poziomie agregacji robót, niż przyjmowany dla opracowania kosztorysu ofertowego.

Z kolei, w przypadku wynagrodzenia kosztorysowego, rzeczywista cena końcowa za wykonanie robót budowlanych może odbiegać od ceny wynikającej
z kosztorysu ofertowego, ale tylko na skutek rozbieżności pomiędzy przedmiarem, a obmiarem robót. Korekta tych różnic nie wymaga jednak
wykorzystania kosztorysu w formie elektronicznej i właściwego dlań oprogramowania. Absolutnie wystarcza do tego np. arkusz kalkulacyjny Excel, który jest powszechnie dostępny i nie generuje błędów, jakimi obciążone są stosowane dziś sposoby wymiany danych z kosztorysów w formie elektronicznej.

W podsumowaniu poruszonych tu zagadnień, warto raz jeszcze zwrócić uwagę osób lub jednostek gospodarczych zainteresowanych wymianą danych między różnymi systemami kosztorysowania, na wspomniany już wyżej, bezpłatny i udostępniony do powszechnego wykorzystania Format Wymiany Danych – FWD
(Programiści mogą pobrać FWD ze strony internetowej:
https://bitbucket.org/mwi1/formatfwd)

Format ten umożliwia bezbłędne przekazywanie kosztorysów uproszczonych wraz z podstawami wyceny i przedmiarami, co w zupełności zaspokaja potrzeby inwestorów i wykonawców. Format ten został już zaakceptowany i wdrożony w kilku systemach kosztorysowania – m.in. Rodos i Kobra.