Dane kontaktowe: e-mail: info@orgbud.pl Tel / fax: (61) 864-25-91 do 95

Kryteria wyboru ofert w praktyce

mgr inż. Renata Niemczyk

Już od ponad roku zamawiający roboty budowlane zobowiązani są do stosowania, przy ocenie ofert w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie tylko kryterium ceny lecz również innych kryteriów.

Obowiązek ten wynika z art.91 ustawy Prawo zamówień publicznych, który klasyfikuje przedmiot zamówienia i od niego uzależnia sposób oceny ofert. Ponieważ przedmiot zamówienia, jakim jest wykonanie robót budowlanych lub też realizacja budowlanego przedsięwzięcia inwestycyjnego nie jest powszechnie dostępny i nie ma ustalonych standardów jakościowych, zamawiający muszą uwzględnić obok ceny jeszcze inne kryteria takie jak m.in.: jakość, funkcjonalność, parametry techniczne, aspekty środowiskowe, społeczne, innowacyjność, serwis, termin wykonania zamówienia, koszty eksploatacji. Są to przykładowe kryteria zapisane w ustawie, które niekoniecznie muszą znaleźć zastosowanie w przypadku zamawiania robót budowlanych. Trudno bowiem jest mówić o innowacyjności czy kosztach eksploatacji, jeżeli inwestycja realizowana jest w systemie wybuduj i jest szczegółowo opisana dokumentacją projektową, lub też o aspektach środowiskowych bądź społecznych kiedy decyzje lokalizacyjne są już zatwierdzone.

Więcej możliwości w przyjmowaniu kryteriów, również tych trudniej mierzalnych występuje w przypadku realizacji inwestycji w systemie zaprojektuj i wybuduj lecz to zagadnienie omówione zostanie w innym artykule.

Przy ustalaniu kryteriów należy kierować się kilku zasadami:

  1. w postępowaniu należy ustanowić nie więcej niż 3-4 kryteria, ponieważ w przypadku większej ilości kryteriów zatraca się korzyści płynące z ocenianych ofert,
  2. dobór kryteriów musi być sensowny i opłacalny dla zamawiającego,
  3. kryteria powinny być precyzyjnie opisane,
  4. wagi kryteriów powinny być skalkulowane, a nie swobodnie przyjęte,
  5. opis kryteriów powinien być identyczny w ogłoszeniu i SIWZ,
  6. kryteria opisane w ogłoszeniu i SIWZ muszą znaleźć swoje odbicie w ofercie i umowie.

Obecnie, po ponad dwunastu miesiącach stosowania nowych przepisów można ocenić jak radzą sobie z tym zagadnieniem zamawiający i jakie są tendencje ustanawiania kryteriów w praktyce.

W zbiorze postępowań poddanych analizie, w przeważającej większości zamawiający stosowali tylko 2 kryteria (96%), a w tym:

  • cenę i termin gwarancji ( 85,1%),
  • cenę i termin wykonania (12,8%),
  • cenę i termin płatności ( 2,1%).

W badanej puli postępowań przyjęcie trzech kryteriów odnotowano tylko w 4,0% przypadków i były to kryteria : cena, termin gwarancji i termin wykonania zamówienia.

Wybierane przez zamawiających kryteria były łatwo mierzalne pod względem matematycznym, a dobór tylko dwóch kryteriów, jak wynika z przeprowadzonych rozmów sondażowych spowodowany był bardziej koniecznością działania zgodnie z przepisami niż potrzebami zamawiającego.

Najbardziej popularnym kryterium po cenie, która jest zawsze stosowana, był termin gwarancji, później termin wykonania, a w znikomym procencie termin płatności.

Kryteria: cena i termin gwarancji

W przypadku zastosowania obok ceny kryterium terminu gwarancji stwierdzić należy, że waga tego kryterium na poziomie:

  • 10% wystąpiła w 52,5% przypadków,
  • 5% wystąpiła w 30,0 % przypadków,
  • 3% wystąpiła w 5,0% przypadków,
  • 6% wystąpiła w 5,0% przypadków,
  • 15% wystąpiła w 5,0% przypadków,
  • 20% wystąpiła w 2,5% przypadków.

Powszechnie zamawiający wymagali od wykonawców udzielenia 36 miesięcznej gwarancji jako warunku pozyskania zamówienia, a punktowano termin powyżej 36 miesięcy do 60, rzadziej do 72 miesięcy. Sporadycznie zdarzały się przypadki w których zamawiający nie określał górnego pułapu gwarancji uzależniając przyznanie maksymalnej ilości punktów jednostce, która zaoferuje najdłuższy okres gwarancji.

Zamawiający wybierali różne sposoby przyznawania punktów w przypadku tego kryterium:

  • proporcjonalnie – liniowe
    Przy tym sposobie największą ilość punktów przyznaje się wykonawcy, który zaoferuje najdłuższy termin wskazany przez zamawiającego, zero punktów dla wykonawcy z najkrótszym terminem wymaganym w SIWZ, a wykonawcom, którzy proponują wartość pośrednią, oblicza się liczbę punktów wg wzoru:

    liczba
    punktów =
    podany przez wykonawcę termin – termin min.
    —————————————————————- x waga
    termin maks. – termin min.
  • w przedziałach
    Jeżeli wykonawca zaproponuje termin gwarancji w danym przedziale liczbowym to przyznawana jest określona liczba punktów, przykładowo:

    • min. termin gwarancji – 36 miesięcy – 0 punktów,
    • od 27 – do 48 miesięcy – x punktów,
    • od 49 – do 59 miesięcy – y punktów,
    • maksymalnie 60 miesięcy – z punktów.
  • dla konkretnych terminów gwarancji, np. dodatkowa 12 miesięczna gwarancja – x punktów, 18 miesięczna – y punktów.

Ponad 50% jednostek uznało, że wydłużenie terminu gwarancji jest istotne i byli za nią skorzy zapłacić aż 10% wartości zamówienia. Takie ustawienie kryterium może świadczyć o obawie zamawiających co do jakości wykonania zamówienia i potrzebie napraw gwarancyjnych. Przy zamówieniu o wysokości 10 mln złotych bardziej konkurencyjny będzie wykonawca, który zaoferuje wykonanie zamówienia za kwotę 11 mln złotych i udzieli 60 miesięcznego terminu gwarancji w stosunku do wykonawcy który zaproponuje 10 mln złotych i nie punktowany termin gwarancji na poziomie 36 m-cy. W tym przykładzie wydłużenie terminu o dwa lata kosztuje zamawiającego jeden milion złotych. Wykonując taką symulację zamawiający musi sam skonstatować, czy ustawienie kryterium na takim poziomie się opłaca i czy nie jest to marnotrawienie publicznych finansów. Oczywiście wszystko uzależnione jest od sytuacji, potrzeb, rodzaju zamówienia.

Natomiast przypisywanie terminowi gwarancji wagi na poziomie 15% czy nawet 20% może świadczyć, że wagi te nie były kalkulowane lecz swobodnie przyjęte przez zamawiających, bez świadomości finansowych konsekwencji ustawienia wag na tak wysokim poziomie.

Nadmienić w tym miejscu należy, że zamawiający w sposób niejednolity opisują kryterium termin gwarancji – zdarza się, że inaczej podają w ogłoszeniu o postępowaniu, inaczej w SIWZ, a także, upraszczają nazewnictwo utożsamiając termin gwarancji z gwarancją. Jest to błąd polegający na zastąpieniu wąskiego pojęcia, szerszym.

Pod pojęciem gwarancji rozumie się:

  • termin gwarancji, jak również,
  • warunki realizacji gwarancji i uprawnienia.

Warunki realizacji gwarancji powinny doprecyzowywać zakres gwarancji, a więc określać , które roboty czy elementy obiektu będą podlegały gwarancji, a także jakie będą wymagane procedury. Gwarancja przecież nie może dotyczyć usterek powstałych na skutek eksploatacji obiektu , a których usuwanie powinno być po stronie użytkownika, napraw elementów zużywających się w sposób naturalny podczas korzystania z obiektu, czy też prowadzenia robót konserwacyjnych mających na celu utrzymania budynku lub budowli w dobrym stanie umożliwiającym prawidłowe z nich korzystanie.

Gwarancja to szerokie pojęcie wymagające ustalenia przejrzystych i precyzyjnych reguł usuwania wad robót budowlanych i powinno być jednym z kluczowych elementów umowy o roboty budowlane.

Tymczasem analiza postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wskazuje, że w 100% przypadków zamawiający mają na uwadze termin gwarancji co wynika ze sposobu obliczania punktacji. Taka jednakże swoboda pojęciowa może być przedmiotem działania kontrolnego i przyczyną nałożenia kary przez jednostkę sprawdzającą.

Kryteria: cena i termin realizacji zamówienia

Zamawiający decydując się tylko na dwa kryteria, wybierali również obok ceny, termin realizacji zamówienia. W tym przypadku wagi przy terminie realizacji kształtowały się w sposób następujący:

  • waga 10% wystąpiła w 34% przypadków,
  • 5% wystąpiła w 32% przypadków,
  • 20% wystąpiła w 18% przypadków,
  • 40 % wystąpiła w 16% przypadków.

Analiza SIWZ przy tych postępowaniach wykazała, że wysokie wagi dla terminu realizacji zamawiający przyjmowali gdy przedmiotem zamówienia były remonty lokali komunalnych, przebudowa sieci i przyłączy, remont skrzyżowań, remont pomieszczeń kotłowni z wymianą kotła, zatem wszędzie tam, gdzie czas odgrywał decydującą rolę i gdzie zamawiający obok czynnika finansowego uwzględniali czynnik społeczny.

Podobnie, jak w przypadku terminu gwarancji zamawiający przewidywali te same sposoby przyznawania punktów, z tą tylko różnicą, że punktowano albo zadeklarowany czas wykonania zamówienia, albo czas skrócenia wykonania zamówienia przy maksymalnym założonym przez zamawiającego terminie realizacji.

W pierwszym przypadku zamawiający określali czas maksymalny wykonania zamówienia powyżej którego już nie punktowano ofert, w drugim przypadku punktację odnoszono do najdłuższego terminu skrócenia wykonania przedmiotu zamówienia, któremu przyznawano największą ilość punktów.

Kryteria: cena i termin płatności

Przypadki z zastosowaniem kryterium ceny i terminu płatności były na tyle interesujące, że skontaktowano się z zamawiającymi celem uzyskania wyjaśnień. Okazało się, że w badanych postępowaniach zamawiający ustanowili inne, niż termin gwarancji kryterium, również łatwo mierzalne, ponieważ okres gwarancji był narzucony wykonawcom w SIWZ, a zatem nie mógł stanowić podstawy do punktacji ofert.

Poniżej przedstawiono jeden z przypadków.

Postępowanie na roboty budowlane wraz z montażem niezbędnych kosztownych instalacji i urządzeń było prowadzone przez jednostkę szpitalną, która postawiła wykonawcom 5-letni okres gwarancji w SIWZ, jako warunek konieczny aby pozyskać zamówienie. W związku z tym, że zamawiający w większości przypadków punktują okres gwarancji w przedziale od 3 do 5 lat uznając, że dłuższy okres gwarancji byłby ryzykowny z uwagi na możliwość rozwiązania firmy wykonawczej w tym terminie, jednostka szpitalna podjęła decyzję o przyjęciu innego kryterium, równie prostego w ocenie co termin gwarancji, a mianowicie terminu płatności. Wybranie tego kryterium nie było podyktowane potrzebą dotrzymania terminu ulokowanych funduszy na lokacie ale jak się okazało w rozmowie z tą jednostką, potrzebą wywiązania się z obowiązujących przepisów, obligujących zamawiających do zastosowania obok ceny, jeszcze innego kryterium.

W opisanej sytuacji wszyscy wykonawcy dali termin płatności na poziomie 30 dni w związku z czym o wyborze oferty zadecydowała tylko i wyłącznie cena. Mogło jednakże zdarzyć się inaczej. Gdyby jeden z wykonawców podał termin płatności na poziomie pięciu miesięcy, to otrzymałby za to kryterium największą ilość punktów, a mianowicie pięć, pozostali proporcjonalnie mniej – po jednym punkcie. W związku z tym, że najniższa oferta była na poziomie 3,1 mln, to wykonawca dający 5 miesięczny termin płatności mógłby wygrać przetarg z kwotą 3 230 000 zł, ponieważ oferta uzyskałaby 96,18 punktów, a oferta z najniższą ceną 96 ,00 punktów. Reasumując, szpital zapłaciłby 130 000 zł za przyjęcie kryterium terminu płatności, które nic nie wnosiło zamawiającemu. Dlatego też w niniejszym artykule zwrócono uwagę, że kryteria powinny być ustanowione w sposób sensowny i opłacalny dla zamawiającego

Kryteria: cena, termin gwarancji, termin wykonania zamówienia

Ustanowienie trzech kryteriów wyboru ofert było rzadko stosowane – tylko w 4% przypadków i były to: cena, termin gwarancji, termin wykonania zamówienia. W analizowanych przypadkach kryteria te występowały najczęściej z następującymi wagami: cena – 70%, termin gwarancji 20%, termin wykonania zamówienia 10%.

Przyznanie aż 30% wagi na ten rodzaj kryteriów to bardzo dużo. Mając na uwadze, że każda sytuacja w budownictwie jest indywidualna, obarczona cechami wynikającymi ze specyfiki realizowanych robót czy inwestycji, miejsca lokalizacji budowy, środowiska, wpływów społecznych, źródeł finansowania itd. to kryteria ustawione w taki sposób, jak powyżej, budzą wątpliwości.

Dodane: 23 listopada 2016