mgr inż. Renata Niemczyk

Ustawę Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. stosuje dla zamówień publicznych powyżej 30 tys. euro. Wszystkie dostawy, usługi, roboty budowlane, a także konkursy, których wartość nie przekracza wyżej wymienionej kwoty ( art. 4, pkt 8 ustawy Pzp) są wyłączone spod działania tej ustawy.

Zanim jednak zamawiający podejmie decyzję o zakwalifikowaniu zamówienia do grupy poniżej progu finansowego stosowania ustawy, musi zbadać wszystkie przesłanki, które towarzyszą temu zamówieniu, a przede wszystkim:

1. sprawdzić czy jest to jedno zamówienie w rozumieniu ustawy,
2. oszacować jego wartość.

Oceniając rodzaj zamówienia należy sięgnąć po przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z nimi, zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości (art. 32 ust. 2 ustawy Pzp).

Natomiast jeżeli zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia (art. 32 ust. 4 ustawy Pzp).

Ustalając, czy ma się do czynienia z jednym zamówieniem czy też większą ich ilością należy kierować się:

• podobieństwem przedmiotowym i funkcjonalnym zamówienia,
• tożsamością czasową zamówienia,
• możliwością wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę.

Tak więc istotne są okoliczności istniejące w chwili wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, natomiast źródło finansowania zamówienia nie ma znaczenia.

Podsumowując, jeżeli zamówienia obejmują dostawy, usługi lub roboty budowlane tego samego rodzaju, o takim samym lub podobnym przeznaczeniu lub mimo braku przedmiotowego podobieństwa stanowią funkcjonalną całość, mogą być realizowane przez tego samego wykonawcę, a dodatkowo zamawiający od początku dysponuje wiedzą o możliwości udzielenia zamówień w tym samym czasie, a także o ich realizacji, to należy sądzić, że jest to jedno zamówienie.

Przykładem z zakresu budownictwa może być budowa budynku mieszkalnego z zagospodarowaniem terenu, małą architekturą oraz podłączeniem do mediów. Pomimo, że budynek jest obiektem kubaturowym, przyłącza to obiekty liniowe, a mała architektura kwalifikuje się do budowli, to wszystko razem stanowi funkcjonalną całość. Oczywiście te ostatnie elementy wykonuje się w końcowym etapie procesu inwestycyjnego lecz są one niezbędne do prawidłowego funkcjonowania całej inwestycji.

W przypadku ustalenia odrębności zamówień należy z zasady sporządzać roczne plany zamówień publicznych i rocznie szacować ich wartość. Rodzaj informacji, które powinny znajdować się w planie zamówień wynika zazwyczaj z wewnętrznych procedur zamawiającego. Plan zamówień daje pogląd, jakie zamówienia zgłaszają poszczególne komórki danej instytucji i które z tych zamówień stanowią odrębną całość.

Przykładowo, wartość zamówienia zgłaszana przez dany dział nie przekracza 30 tys. euro, lecz zsumowana z wartościami tożsamych zamówień z pozostałych komórek zamawiającego, może przekroczyć tą kwotę. Wówczas pojawia się konieczność stosowania przepisów ustawy Pzp oraz przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Dodać należy, że drugorzędne znaczenie dla ustalenia odrębności zamówienia mają kody CPV. Pomimo usystematyzowania zamówienia w różnych grupach CPV, jednym zamówieniem będą określone roboty inwestycyjne np. budynek mieszkalny z grupy 452, przygotowanie terenu pod budowę z grupy 451, instalacje w budynku z grupy 453, roboty wykończeniowe z grupy 454.

Pomimo, że do zamówień poniżej 30 tys. euro nie stosuje się przepisów ustawy Pzp to administracja rządowa zobowiązana jest do uwzględniania klauzul społecznych. Klauzule te, dotyczą przede wszystkim dodatkowych warunków realizacji zamówienia, jakie zgodnie z artykułem 29 ust. 4 ustawy Pzp może postawić wykonawcy zamawiający, odnoszące się do zatrudnienia na potrzeby danego zamówienia określonych grup osób. Ustawa wymienia tutaj osoby bezrobotne, osoby młodociane zatrudniane w celu przygotowania zawodowego, osoby niepełnosprawne oraz inne osoby znajdujące się w niekorzystnej sytuacji, wskazane w przepisach o zatrudnieniu socjalnym, a mianowicie: bezdomnych realizujących indywidualny program wychodzenia z bezdomności, uzależnionych od alkoholu, po zakończeniu programu psychoterapii w zakładzie lecznictwa odwykowego, uzależnionych od narkotyków lub innych środków odurzających po zakończeniu programu terapeutycznego w zakładzie opieki zdrowotnej, chorych psychicznie, zwalnianych z zakładów karnych, mających trudności w integracji ze środowiskiem czy też uchodźców realizujących indywidualny program integracji. Dodatkowe warunki realizacji zamówienia określane przez zamawiającego w oparciu o art. 29 ust. 4 muszą jednak być związane z tym zamówieniem i nie mogą odnosić się do ogólnej polityki zatrudnieniowej przedsiębiorcy.

Nowelizacją ustawy Pzp, która weszła w życie w październiku 2014 r., do listy dodatkowych warunków realizacji zamówienia, jakie zamawiający może postawić wykonawcy, określonych w art. 29 ust. 4 dodano także możliwość wymagania, aby osoby wykonujące czynności w trakcie realizacji zamówienia na usługi lub roboty budowlane, były zatrudniane przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę. Warto przy tym zaznaczyć, że ustawa umożliwia postawienie takiego warunku tylko, jeśli jest to uzasadnione przedmiotem lub charakterem czynności, do których realizacji zatrudniane są te osoby. Innymi słowy możliwość taka istnieje, jeśli przedmiot zamówienia lub charakter czynności wymagają, aby były one wykonywane w warunkach charakterystycznych dla stosunku pracy, tj. pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę i za wynagrodzeniem. ¹⁾

Oprócz wyżej wspomnianych warunków realizacji zamówienia mianem klauzul społecznych w zamówieniach publicznych przyjęło się w Polsce określać także tzw. zamówienia zastrzeżone, określone w art. 22 ust. 2 ustawy Pzp. Przepis ten umożliwia zamawiającemu zastrzeżenie możliwości ubiegania się o określone zamówienie tylko dla wykonawców zatrudniających ponad 50% osób niepełnosprawnych. Umożliwia to zamawiającemu wspieranie rozwoju podmiotów, które zatrudniają osoby niepełnosprawne, w tym m.in. podmiotów ekonomii społecznej, a przez to wspieranie zawodowej i społecznej integracji osób niepełnosprawnych.

Klauzule społeczne stanowią jednak tylko część instrumentów przewidzianych ustawą Pzp składających się na tzw. społeczne lub też społecznie odpowiedzialne zamówienia publiczne. Zalecenia Rady Ministrów koncentrują się przede wszystkim na klauzulach społecznych, z uwagi na fakt, że są to instrumenty o największych możliwościach oddziaływania w zakresie kwestii społecznych. Warto jednak wskazać, że zamawiający mają także inne możliwości uwzględniania aspektów społecznych w zamówieniach publicznych w tym m.in. określając odpowiednie wymogi techniczne czy też wymogi w zakresie dostępności w opisie przedmiotu zamówienia, poprzez odpowiednio dobrane kryteria kwalifikacji wykonawców lub kryteria oceny ofert czy też zwracając szczególną uwagę na kwestie związane z zatrudnieniem i jego kosztami w ramach badania ofert pod kątem rażąco niskiej ceny.

Szczegółowe wskazówki na temat prawidłowego stosowania wymienionych instrumentów zawarte są w materiałach umieszczonych na stronie internetowej UZP w zakładce „Społeczne zamówienia publiczne”.

Pomimo, że zamówienia poniżej 30 tys. euro nie podlegają pod przepisy ustawy Pzp, to wcale nie oznacza, że nie można jej stosować lub też czerpać z niej inspiracji przy tworzeniu regulaminu dla danej jednostki, który ustalałby zasady postępowania w przypadku takich zamówień. Regulamin przede wszystkim powinien uwzględniać priorytety wynikające z przepisów ustawy o finansach publicznych, które nakazują, żeby wydatki dokonywać w sposób:

• celowy i oszczędny,
• z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
• umożliwiający terminową realizację zadań,
• w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Od regulaminu zależeć będzie, a nie od ustawy, w jaki sposób w danej jednostce będzie opisywany przedmiot zamówienia. Czy będzie możliwość stosowania przy opisie nazw własnych i nabywanie konkretnego produktu, jaki dokładnie się potrzebuje, czy roboty budowlane będą wymagały dookreślenia za pomocą specyfikacji technicznych. Oczywiście w przypadku robót budowlanych, nawet tych poniżej 30 tys. euro dalej będą obowiązywały przepisy ustawy Prawo budowlane, tzn. jeżeli będzie wymagane pozwolenie na budowę, to musi być opracowany projekt budowlany, a jeżeli nie to wystarczą szkice, rysunki, plany itd. z których w sposób jednoznaczny będzie wynikać zakres zamawianych robót budowlanych.

Regulamin powinien wskazywać w jaki sposób złożyć zapotrzebowanie w danej jednostce i jakie temu powinny towarzyszyć wymogi i zasady dotyczące:

• opisu przedmiotu zamówienia,
• oszacowania jego wartości,
• źródeł finansowania,
• terminu realizacji,
• uzasadnienia celowości zamówienia,
• odniesienia do planu zamówień,
• opinii przed osoby decydujące,
• zatwierdzenia udzielenia zamówienia.

Istotnym jest również, żeby w danej jednostce ustalić granicę wartości zamówienia powyżej której będzie stosowany regulamin, czy to będzie np. 2000 zł, czy 4000 zł, ponieważ zbyt rygorystyczne środki mogą sparaliżować jej działania.

Regulamin powinien wskazywać również metody pozyskiwania informacji o warunkach realizacji zamówienia i ewentualnie uzależniać je od wartości zamówienia. Metodami tymi mogą być: zapytanie ofertowe, badanie rynku, zamówienie bezpośrednie.

Zapytanie ofertowe polega na skierowaniu zapytania do kilku, np. trzech firm o cenę dostawy, usługi czy wykonania robót budowlanych wraz z opisem przedmiotu zamówienia, wymaganym terminem jeżeli jest istotny i innymi oczekiwaniami, a po otrzymaniu odpowiedzi wybrania oferty najkorzystniejszej.

Z kolei badanie rynku polega na przeprowadzeniu uproszczonego sondażu co do możliwości realizacji zamówienia przez firmy oferujące daną usługę, dostawę czy wykonanie robót budowlanych. Oczywiście otrzymane informacje powinny znaleźć się w stosownym protokole z badania rynku.

Trzecia możliwość to zamówienie bezpośrednie u wykonawcy wybieranego swobodnie, oczywiście po zasięgnięciu opinii o nim i sprawdzeniu jego profilu, bez konieczności porównywania ofert.

Często zdarza się, że zamówienia poniżej 30 tys. euro są finansowane w ramach funduszy unijnych. Wówczas jednostka zamawiająca powinna kierować się nie tyle regulaminem co wytycznymi programu finansującego. Z pewnością takie zamówienie będzie wymagało podania do publicznej wiadomości zapytania ofertowego łącznie z opisem przedmiotu zamówienia, warunkami udziału w postępowaniu, kryteriami ocen ofert i ich wagami, opisem sposobu przyznawania punktacji, terminem składania ofert i realizacji zamówienia.

Przy wpłynięciu jednej oferty, która nie podlega odrzuceniu, uznaje się, że warunek konkurencyjności został spełniony i dany oferent otrzymuje zamówienie. Przy braku ofert lub też przy odrzuceniu wszystkich powtarza się postępowanie, aż do otrzymania co najmniej jednej ważnej oferty.

Oczywiście, w każdym przypadku, czy to będzie zapytanie ofertowe, czy też sondaż rynku, wszystkie prowadzone czynności powinny być właściwie udokumentowane. W zależności od przyjętej procedury, może to być protokół z postępowania z uzyskanym ofertami, zarchiwizowane odpowiedzi na zapytania ofertowe, notatka z rozmów telefonicznych, wydruki ze stron internetowych, sporządzenie rejestru zamówień, zestawienia wydatków. Ostatni przypadek dotyczy sytuacji w których realizowane są niewielkie zamówienia wynikające z potrzeby chwili, np.. zakup kwiatów, kartek świątecznych, mycie samochodu.

Czy zamawiający będzie przygotowywał umowę na zamówienia poniżej 30 tys. euro jest uzależnione od jego postanowień w regulaminie obowiązującym w danej jednostce. W związku z tym, że zamówienia te wyłączone są spod przepisów ustawy Pzp zamawiający nie muszą przestrzegać art.139 ustawy Pzp. Zatem może to być umowa pisemna lub ustna, może również być zmieniona. Zgodnie z art. 353 Kodeksu cywilnego „Strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny wg swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości, naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego”.

____________________________
1) art. 22 § 1 Kodeksu pracy