Mając za sobą lata doświadczeń na obszarze zamawiania robót budowlanych, doradztwa w organizacji procesów inwestycyjnych oraz niezliczoną ilość opinii sporządzanych przez ekspertów firmy ORGBUD-SERWIS Sp. z o.o., stwierdzamy, że jedną z ważniejszych czynności, którą powinien wykonać oferent starający się o pozyskanie zamówienia na roboty budowlane, bez względu na źródło finansowania i tryb udzielania zamówienia, jest wizja lokalna.

Zauważyć należy, że konieczność przeprowadzenia wizji lokalnej nie wynika z żadnych obowiązujących przepisów, nie jest wymagana przy udzielaniu zamówień publicznych, a tym bardziej prywatnych, a jej funkcjonowanie należy zaliczyć jedynie do katalogu dobrych praktyk, o których wspominają autorzy publikacji opisujących proces inwestycyjny.

Wydaje się, że brak prawnego unormowania tego zagadnienia w zamówieniach publicznych, które to zamówienia są wyjątkowo obwarowane przepisami, wynika z podstawowej zasady przyświecającej tworzeniu regulacji prawnych w tym zakresie, a mianowicie potrzebie zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców ? art. 16 ustawy Pzp z 11 września 2019r. W innym przypadku obligatoryjność wizji lokalnej, której przeprowadzenie wiąże się z nakładami czasowymi i finansowymi, w dodatku przy nieznanym skutku tych działań w przyszłości, utrudniałaby oferentom działającym na obszarach odległych od lokalizacji planowanej inwestycji, uczestnictwo w postępowaniu na pozyskanie zamówienia na roboty budowlane.
Analizując postępowania przetargowe można stwierdzić, że ten sam pogląd podzielają inwestorzy, bowiem nie wymagają oni bezwzględnego przeprowadzenia wizji lokalnej przy składaniu ofert.

Tak więc decyzję o przeprowadzeniu wizji lokalnej muszą podjąć sami oferenci i skalkulować, czy wysiłek włożony w szczegółowe rozeznanie zagadnienia ma szansę powodzenia i z jakim prawdopodobieństwem przełoży się na wygraną w postępowaniu przetargowym. Oznacza to konieczność dokonania przez oferentów wstępnej eliminacji ogłaszanych przez zamawiających, przetargów na roboty budowlane i ograniczenie składania ofert do tych najwyżej rokujących.

Tymczasem wielu zdesperowanych wykonawców nie dokonuje takiej selekcji i składa jak najwięcej ofert, które z powodu presji czasu, są mało przemyślane. Skutkuje to potrzebą opracowywania dziesiątek skomplikowanych ofert, w których o pomyłkę nietrudno, aby pozyskać tylko kilka zamówień. Jeżeli jeszcze na to nałoży się brak rozeznania co do konkretnych uwarunkowań lokalizacyjnych danej inwestycji utrudniających organizację placu budowy i całego procesu inwestycyjnego, brak informacji o uwarunkowaniach środowiskowych, niewiedzę o fizycznym stanie obiektu w przypadku prac remontowych czy modernizacyjnych, nie należy się dziwić, że sądy zarzucane są sprawami spornymi dotyczącymi wielkością wynagrodzeń za wykonywane roboty budowlane.

Takich sporów w wielu przypadkach można było uniknąć gdyby oferenci przed złożeniem ofert zaznajomili się z rzeczywistą sytuacją w miejscu planowanych robót. Takie działanie jest szczególnie pożądane w przypadku robót remontowych, modernizacyjnych, adaptacyjnych, czy też robót zlokalizowanych na terenach zamkniętych lub w centrach aglomeracji miejskich czy też w miejscach o szczególnym ukształtowaniu terenu, np. na terenach górzystych, nad akwenami wodnymi, w pobliżu cieków wodnych, tras kolejowych, autostrad.

Jak pokazuje praktyka, wiedza o rzeczywistych uwarunkowaniach, których zamawiający nie zawsze są w stanie jasno opisać, wpływa na zwiększenie lub zmniejszenie wynagrodzenia w stosunku do mechanistycznie przeprowadzonej kalkulacji na podstawie dokumentacji projektowej. Z praktyki wiadomo, że nic tak nie obrazuje sytuacji, nawet najlepiej wykonana dokumentacja (jeszcze koniecznym jest, żeby oferent się z nią dokładnie zapoznał), jak bezpośrednia rozmowa z inwestorem, użytkownikiem obiektu jeżeli takowy istnieje, z sąsiadami, przejście po terenie czy obiekcie, zrobienie zdjęć, a nawet udanie się do pobliskiego urzędu pracy celem poznania możliwości zatrudnienia miejscowych robotników czy rozeznania się w miejscowej infrastrukturze lokalowej dla pracowników wykonawcy z innych okolic.

Jeżeli wizja lokalna pozwoli na obniżenie oferty sporządzonej w oparciu o dokumentację projektową, to oferent, który podjął takie działanie ma przewagę nad pozostałymi i ma potencjalną możliwość wygrania postępowania przetargowego.

Z kolei, w przeciwnej sytuacji, gdy oferent zmuszony jest podnieść wynagrodzenie na skutek utrudnień, które ujawniły się w trakcie wizji lokalnej ma niewielkie szanse powodzenia, kiedy pozostali oferenci nie dokonali oględzin. Zawsze jednak może zadać pytanie zamawiającemu w sprawie wyjaśnienia zauważonego czynnika kosztotwórczego i tym samym zwrócić uwagę na ten problem innych wykonawców. Reasumując ten wątek, lepiej nie pozyskać zamówienia niż zaniżyć ofertę mając nadzieję na zwiększenie wynagrodzenia w trakcie prowadzenia prac budowlanych. W swojej praktyce zawodowej mieliśmy przykłady nieprzejednanych inwestorów, którzy woleli skierować sprawę do sądu niż podnieść wynagrodzenie wykonawcy, nawet gdy taka możliwość była oczywista i poparta argumentami.

Poniżej przedstawiamy kilka sytuacji, które są dowodem na to, że nie tylko sama wizja lokalna jest istotna, lecz ważny jest również sposób jej przeprowadzenia oraz fachowość, doświadczenie i wiedza osób, które ją przeprowadzają.

Jednym z takich przykładów to postępowanie na zaprojektowanie i wykonanie dodatkowej instalacji dozowania chemii w działającej oczyszczalni ścieków. W tym przypadku program funkcjonalno ? użytkowy był opracowany skromnie, bez głębszej analizy możliwych rozwiązań techniczno ? technologicznych. Tymczasem wizja lokalna terenu i umiejscowionych na nim urządzeń pozwoliła oferentowi na wypracowanie rozwiązania umożliwiającego zaadaptowanie istniejących lecz nieczynnych kanałów na potrzeby przeprowadzenia instalacji dozującej chemię. Oczywiście było to możliwe dzięki temu, że w wizji lokalnej uczestniczyli wysokiej klasy specjaliści, posiadający wiedzę, doświadczenie i umiejętności błyskawicznej analizy istniejących warunków.
W efekcie, oględziny miejsca prowadzenia przyszłych robót budowlanych pozwoliły wykonawcy znacznie obniżyć ofertę w stosunku do innych i pozyskać zamówienie, co należało uznać za sukces.

Natomiast w postępowaniu na wtórne wykorzystanie wód popłucznych na ujęciu wody, wg nowatorskiego pomysłu opracowanego przez pracowników zakładu, żaden z oferentów nie przeprowadził wizji lokalnej. W efekcie oferty były tak wysokie, że unieważniono postępowanie i zorganizowano je ponownie. Tym razem wizja lokalna się odbyła i, podobnie jak w przypadku dozowania chemii w oczyszczalni ścieków, ujawniła ona możliwość wykorzystania istniejącej ale, od jakiegoś czasu, nieczynnej instalacji. Ten fakt zadecydował o tym, że oferta złożona przez wykonawcę po tym zdarzeniu była znacznie niższa od wartości wynikającej z kosztorysu inwestorskiego.

Mieliśmy również do czynienia z sytuacją, w której wizja lokalna co prawda się odbyła ale nie wyjaśniła szeregu kwestii. Było to postępowanie prowadzone w trybie ?zaprojektuj i wybuduj?, tym razem na prace adaptacyjne w niewielkiej części budynku użyteczności publicznej i prace remontowe w pozostałej części. Oferent skoncentrował się wyraźnie na części adaptacyjnej i nie poświęcając wiele uwagi na część, która miała być remontowana. Tymczasem już pierwsze dni prac prowadzonych w części remontowanej obiektu wykazały, że nie wystarczyło tylko przemalować istniejących tynków, jak oczekiwał zamawiający. Na dużych fragmentach ścian i stropów należało skuć tynki, które pod wpływem wilgoci z farb zaczęły błyskawicznie pęcznieć i odspajać się od podłoża, nałożyć powtórnie i dopiero pomalować. W tym przypadku wykonawca nie doszacował swojego wynagrodzenia i nie uwzględnił w ofercie ryzyka związanego z remontowym charakterem zleconych prac. Wobec powstałego sporu, strony oddały sprawę do sądu.

Podobna sytuacja wystąpiła na innej budowie ale dotyczyła remontu dachu blisko stu letniej, dobrze utrzymanej willi. W związku z finansowaniem prac ze środków publicznych, zamawiający nie chcąc być podejrzany o nadużycia, przyjął w umowie o roboty budowlane wynagrodzenie ryczałtowe. Niestety zewnętrzny stan obiektu na tyle zmylił zamawiającego, projektanta i wykonawcę, że podczas wizji lokalnej nie dokonano odkrywek częściowo niewidocznej więźby dachowej. Tymczasem przez lata użytkowania i dokonywane na poddaszu zmiany, drewniane krokwie i belki, które niegdyś były lepiej czy gorzej konserwowane, zostały zasłonięte, a ich stan został pozostawiony samemu sobie. Nieszczelności dachu spowodowały penetrację wody w zamknięte przestrzenie, a grzyby, pleśnie i owady doprowadziły do degradacji drewnianej konstrukcji. O tym jednak strony przekonały się dopiero po usunięciu pokrycia dachowego w trakcie prowadzenia prac budowlanych. Okazało się, że przeprowadzenie zakładanego remontu będzie możliwe dopiero po kompleksowej wymianie fragmentów więźby dachowej, co w dużym stopniu miało podnieść koszty remontu. Uzgodnione wynagrodzenie ryczałtowe niewystarczające na pokrycie kosztu robót dodatkowych, legło u podstaw konfliktu pomiędzy stronami, prace wstrzymano, a sprawa trafiła do sądu. Pomimo, że w świetle zawartej umowy zwiększenie wynagrodzenia z tytułu konieczności wykonania robót dodatkowych było oczywiste, zamawiający wolał otrzymać wyrok umożliwiający zapłatę za te roboty niż samemu podejmować decyzje w tej sprawie. W opisanym przypadku brak rzetelnej wizji lokalnej spowodował zaniżenie oferty wykonawcy oraz wydłużenie terminu realizacji robót.

Wizji lokalnej wymaga również prowadzenie robót budowlanych na terenie czynnego zakładu pracy. Pomimo, że wykonawcy są świadomi utrudnień i po części uwzględniają ryzyko z tego tytułu, to jednak wizja lokalna umożliwia bezpośrednie zaobserwowanie natężenia ruchu podczas pracy zakładu, skalę utrudnień przy wjeździe na jej teren, a także pozwala ocenić możliwości lokalizacyjne zaplecza budowy. W sprawie, którą się zajmowaliśmy, oferent nie docenił problemów wynikających z prowadzonej działalności przemysłowej i związanych z nią procedur transportowych. W związku z tym, że produkcja dotyczyła bezpieczeństwa państwa i poddawana była rygorystycznej ochronie, szczególnej kontroli podlegał również każdorazowy wjazd pracowników wykonawcy na teren zakładu, jego opuszczanie oraz transport materiałów budowlanych. Przestoje wykonawcy z tego tytułu były tak duże, że nie wywiązał się w terminie z zawartego kontraktu, a w obliczu wysokich kar za każdy dzień zwłoki, wykonawca oddał sprawę do sądu. Gdyby w trakcie postępowania przetargowego na wybór wykonawcy była przeprowadzona wizja lokalna i chociaż krótka obserwacja ruchu przy bramie wjazdowej na teren zakładu i tworzących się korków, być może oferent zaproponowałby dłuższy termin realizacji robót.

Wyzwaniem dla wykonawcy może być również ukształtowanie terenu. W praktyce spotkaliśmy się z sytuacją w której miała być zaprojektowana i wybudowana sieć kanalizacyjna na istniejącym osiedlu domków jednorodzinnych, przy granicy z zabudową wielorodzinną. Wybrany w postępowaniu wykonawca, nie przeprowadził przed sporządzeniem oferty wizji lokalnej, wobec czego w procesie inwestycyjnym zmagał się z trudnościami lokalizacyjnymi sieci kanalizacyjnej. Długa i wysoka skarpa spowodowała, że trasa kanalizacji musiała przebiegać częściowo po terenach prywatnych, co podniosło koszty prac budowlanych i wydłużenie terminu ich realizacji. Podobnie jak w innych opisanych przypadkach sprawa trafiła do sądu. Oczywiście na mapie zasadniczej i do celów projektowych skarpa była zaznaczona ale widocznie wykonawca nie nadał wystarczającego znaczenia wynikającej z niej topografii.

Może się jednak zdarzyć, że mapa jest mało przejrzysta i w dodatku wadliwa, co miało miejsce w praktyce. Zamawiający załączył do materiałów przetargowych mapę z błędnymi oznaczeniami istniejącego przyłącza wodociągowego pod drogą szybkiego ruchu. Wobec faktu, że zamawiający nie rozeznał istniejącej infrastruktury i nie starał się pozyskać warunków przyłączenia do sieci wodociągowej, co wyjaśniłoby wadliwość oznaczeń, każdy z oferentów wyciągnął inną informację z przedstawionej mapy, co zaważyło na wysokości składanych ofert. Tymczasem może wizja lokalna, przejście po terenie i przestudiowanie tabliczek znamionowych na trasie wodociągu wystarczyłyby do oceny faktycznego uzbrojenia tereniu i uniknięcia powstałego konfliktu.

Podsumowując opisane sytuacje, wizje lokalne są jednymi z ważniejszych czynności, które powinni wykonać oferenci przed złożeniem ofert. Ich wynik może doskonale uzupełnić opis przedmiotu zamówienia przedstawiony przez zamawiających, a także zwrócić uwagę na zagadnienia nie zauważone czy też niedocenione przez inwestorów a mające wpływ na oszacowanie wysokości wynagrodzeń i terminów realizacji robót budowlanych.